Un disco que se malogra, una laptop robada, un archivo borrado por error o un ataque de ransomware que cifra todos tus documentos. Tarde o temprano, algo de esto le pasa a casi cualquier empresa. La diferencia entre un mal día y una crisis es tener copias de seguridad bien hechas.
La regla 3-2-1 es una forma sencilla de lograrlo, y sirve tanto para una pequeña empresa como para una grande.
Qué dice la regla 3-2-1
- 3 copias de tus datos: el original y, al menos, dos copias de respaldo.
- 2 tipos de almacenamiento distintos: por ejemplo, un disco externo y un servicio en la nube. Si todo está en el mismo tipo de soporte, una misma falla puede afectarlo todo.
- 1 copia fuera de la oficina: si hay un robo, un incendio o una inundación, una copia en otro lugar (o en la nube) sigue a salvo.
Por qué no basta con “tenerlo en la nube”
Sincronizar tus archivos con un servicio en la nube es útil, pero no siempre es una copia de seguridad: si borras o cifras un archivo en tu equipo, ese cambio puede replicarse también en la nube. Una copia de seguridad real guarda versiones anteriores y permite volver a como estaban tus datos antes del problema.
El enemigo moderno: el ransomware
El ransomware es un programa malicioso que cifra tus archivos y pide un rescate para devolverlos. Algunos también buscan y cifran las copias de seguridad conectadas a la red.
Por eso muchas empresas refuerzan la regla con una copia desconectada o que no se pueda modificar: un disco que solo se conecta para hacer el respaldo, o un almacenamiento en la nube configurado para que las copias no puedan borrarse ni alterarse durante un tiempo.
Qué respaldar
- Bases de datos de tus sistemas: ventas, inventario, facturación, clientes.
- Documentos de trabajo: contratos, cotizaciones, planillas, archivos contables.
- Correo corporativo, si contiene información que necesitas conservar.
- Configuraciones de servidores y sistemas, para poder reconstruirlos rápido.
Dos preguntas que ordenan todo
- ¿Cuánta información puedo permitirme perder? Si la respuesta es “un día de trabajo”, necesitas respaldos al menos diarios. Si es “una hora”, necesitas algo más frecuente.
- ¿Cuánto tiempo puedo estar sin operar? Esto define qué tan rápido debe poder restaurarse cada sistema y dónde conviene guardar las copias.
La parte que casi todos olvidan: probar la restauración
Una copia de seguridad que nunca se probó es una promesa, no una garantía. Programa pruebas periódicas: elige un archivo o una base de datos, restáuralo y comprueba que funciona. Es la única forma de saber que, el día que lo necesites, vas a poder recuperar tu información.
Cómo empezar con poco presupuesto
- Haz una lista de la información crítica y de dónde está hoy.
- Automatiza los respaldos: una copia que depende de que alguien se acuerde, tarde o temprano no se hace.
- Combina un disco externo con un servicio en la nube para cumplir el 3-2-1.
- Protege las copias con contraseñas y cifrado, sobre todo si contienen datos personales.
- Prueba la restauración y deja escrito el procedimiento, para que no dependa de una sola persona.
En resumen
Tres copias, en dos tipos de almacenamiento, con una fuera de la oficina, y al menos una a salvo del ransomware. Automatiza los respaldos y pruébalos con regularidad. Es una inversión pequeña comparada con lo que cuesta perder la información de tu empresa.