Contratar el desarrollo de un sistema es una decisión importante: involucra dinero, tiempo y, muchas veces, el corazón de tu operación. La mayoría de los problemas en estos proyectos no son técnicos, sino de expectativas que nunca se conversaron.
Estas diez preguntas te ayudan a comparar proveedores y a empezar el proyecto con reglas claras. Sirven para cualquier empresa de software, incluida la nuestra.
1. ¿Qué incluye exactamente el proyecto?
Pide que el alcance quede por escrito: qué módulos, qué funciones, qué reportes y qué no está incluido. Un alcance difuso es la causa más común de sobrecostos y discusiones.
2. ¿Cómo y cada cuánto veré avances?
Desconfía de los proyectos donde no ves nada hasta el final. Lo ideal es recibir entregas parciales que puedas probar, para corregir el rumbo a tiempo y no descubrir problemas cuando ya es tarde.
3. ¿Quién hará el trabajo?
Pregunta quién lidera el proyecto, quién escribe el código y con quién hablarás día a día. Saber si el trabajo se subcontrata, o si tu interlocutor es solo un vendedor, evita sorpresas.
4. ¿De quién será el código y los accesos?
Este punto suele olvidarse y es clave. Aclara:
- Si el código fuente será tuyo al terminar el proyecto.
- Quién tendrá los accesos al servidor, al dominio y a las bases de datos.
- Dónde quedará guardado el código y si podrás obtener una copia cuando quieras.
Si todo queda a nombre del proveedor, dependes de él para siempre.
5. ¿Cuánto costará en total, no solo al inicio?
Además del desarrollo, pregunta por el alojamiento, las licencias de terceros, los dominios y el mantenimiento. Un presupuesto barato al principio puede encarecerse con costos mensuales que nadie mencionó. Para comparar opciones con criterio, revisa Software a medida o enlatado: ¿cuál conviene a tu empresa?
6. ¿Qué pasa después de la entrega?
Todo sistema necesita ajustes. Pregunta si hay un periodo de garantía para corregir errores, cómo se solicita soporte, en qué tiempos responden y cuánto cuestan las mejoras futuras.
7. ¿Cómo se protegerá mi información?
Consulta cómo se manejan las contraseñas, los permisos de cada usuario y las copias de seguridad. Si el sistema guardará datos personales de tus clientes, la seguridad no es opcional.
8. ¿Habrá documentación y capacitación?
Un sistema que solo entiende quien lo hizo es un riesgo. Pide manuales de usuario, documentación técnica básica y capacitación para tu equipo.
9. ¿Se conectará con lo que ya uso?
Si necesitas integrarlo con tu facturación electrónica, tu tienda en línea, tus hojas de cálculo u otro software, confirma cómo se hará y si está incluido en el precio.
10. ¿Qué pasa si quiero cambiar de proveedor?
Nadie empieza un proyecto pensando en terminarlo mal, pero conviene saber cómo sería la salida: entrega del código, de los accesos y de la documentación, en qué plazos y en qué formato.
Una pregunta extra: ¿qué han hecho antes?
Pide ver proyectos reales y en funcionamiento, no solo imágenes de ejemplo. Si es posible, conversa con alguno de sus clientes.
En resumen
Un buen proveedor responde estas preguntas con claridad y por escrito. Si alguna respuesta es vaga, pide que la precise antes de firmar. Unos días de conversación al inicio pueden ahorrarte meses de problemas después.